WhistleBlowing

Il è un fondamentale strumento di compliance aziendale, tramite il quale i dipendenti oppure terze parti (per esempio un fornitore o un cliente) di un’azienda possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività.

Whistleblower in inglese significa “soffiatore di fischietto”: il termine è una metafora del ruolo di arbitro o di poliziotto assunto da chi richiama e richiede l’attenzione su attività non consentite, ovvero illegali, affinché vengano fermate.
Il “whistleblower” (segnalatore o segnalante, in italiano) è quindi una persona che lavora in un’azienda (pubblica o privata) che decide di segnalare un illecito, una frode o un pericolo che ha rilevato durante la sua attività lavorativa (o, nel caso di un cliente, nel corso della sua esperienza di cliente di un’azienda).

Di conseguenza il whistleblowing è la pratica per segnalare violazioni di leggi o regolamenti, reati e casi di corruzione o frode, oltre a situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica

Regole operative per l’inoltro delle segnalazioni di condotte indebite (cd. “Whistleblowing”) all’interno di Cooperativa Sociale Gialla

Con il D.Lgs. n. 24/2023 (‘Decreto Whistleblowing’) sono state introdotte le prescrizioni e le regole in materia di cd. “whistleblowing”, ossia di segnalazione di condotte indebite, con l’obiettivo di favorire l’emersione di illeciti o comunque di situazioni di rischio.

Società Cooperativa Sociale Gialla (di seguito, anche solo ‘Cooperativa’) ha dato attuazione alle prescrizioni legislative anche mediante l’istituzione di un apposito canale di segnalazione interno, la cui gestione è affidata all’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 (di seguito, anche solo ‘Gestore’).

1. Chi ha facoltà di inoltrare una Segnalazione?

Le persone che possono inoltrare una segnalazione avvalendosi del canale di segnalazione interna (‘Segnalanti’) sono:

• i componenti degli organi sociali (Consiglio di Amministrazione, Collegio Sindacale), i titolari di quote o azioni e, in genere, le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche laddove dette funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
• i dipendenti;
• i volontari e i tirocinanti che operano presso la Cooperativa, anche ove non retribuiti;
• i lavoratori autonomi, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione, che prestano la propria attività lavorativa presso la Cooperativa;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso la Cooperativa e, in genere, tutti coloro che, pur esterni, operino in nome o per contro di quest’ultima (ad es., fornitori, consulenti, ecc.).

E’ possibile inoltrare una segnalazione in tutte le seguenti fasi, connesse al rapporto giuridico con la Cooperativa:

• prima dell’istaurazione del rapporto di lavoro, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto di lavoro.

2. Quali fatti possono essere segnalati?

Possono essere oggetto di segnalazione le seguenti condotte, sempre laddove state apprese nel contesto lavorativo:

• la commissione dei reati richiamati dal D.Lgs. n. 231/2001 o comunque le violazioni del Modello Organizzativo adottato dalla Cooperativa ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 (ad es., violazioni del Codice Etico, delle procedure interne, dei poteri di firma assegnati, ecc.);
• le violazioni del diritto dell’UE o degli atti dell’UE relativi a ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radio protezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Non possono, invece, costituire oggetto di Segnalazione: (i) le rivendicazioni, contestazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengano esclusivamente al rapporto individuale di lavoro o al rapporto con il proprio superiore gerarchico; (ii) le mere voci o i “sentito dire”, così come le notizie che siano già di pubblico dominio; (iii) in genere, le altre condotte che non rientrino nell’ambito del Decreto Whistleblowing.

3. In sede di Segnalazione, è necessario fornire i propri dati personali?

I Segnalanti sono incoraggiati a fornire i propri dati personali in sede di inoltro della segnalazione, così da consentire una più efficace gestione della stessa.

Ogni trattamento dei dati personali viene effettuato a norma del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), del D. Lgs. del 30 giugno 2003 n. 196 e nel rispetto delle procedure interne predisposte e adottate dalla Cooperativa.

Le attività di trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono, in particolare, effettuate nel rispetto dei principi di cui agli artt. 5 e 25 del GDPR. Nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati di cui all’art. 5, co. 1, lett. c) del GDPR, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, devono essere cancellati immediatamente.

La Cooperativa ha definito il proprio modello di ricevimento e gestione delle segnalazioni interne, individuando misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una valutazione di impatto sulla protezione dei dati ai sensi dell’art. 35 ss. del GDPR. Il rapporto con i fornitori esterni che trattano dati personali per conto della Cooperativa viene disciplinato ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

Le persone competenti a ricevere, gestire o a dare seguito alle segnalazioni ricevute dalla Cooperativa ai sensi della presente Procedura vengono autorizzate ai sensi degli artt. 29 e 32, co. 4, del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003, a trattare i dati personali relativi alle Segnalazioni e/o dati personali raccolti nel corso del procedimento di gestione delle segnalazioni stesse.

Ai Segnalanti, al Segnalato ed alle diverse persone coinvolte dalla Segnalazione vengono fornite idonee informazioni sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR.

I diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del GDPR possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies del Codice Privacy e/o di diversa norma applicabile a livello locale.

Le segnalazioni e la relativa documentazione nonché i dati personali ivi contenuti sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa applicabile in materia di whistleblowing e del principio di cui agli artt. 5, par. 1, lett. e) del GDPR.

Ciò premesso, è comunque consentito l’invio di segnalazioni anonime, ossia quelle da cui non sia possibile ricavare l’identità del Segnalante. In tal caso, se il Segnalante è stato successivamente identificato e ha subito ritorsioni, si applicano le misure di protezione previste dal Decreto Whistleblowing.

4. Qual è il contenuto di una segnalazione?

Per poter contribuire ad una gestione efficace della segnalazione, è opportuno che dalla stessa risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È raccomandata l’allegazione di documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza di tali fatti.

5. Quali sono i canali per inoltrare una segnalazione?

I Segnalanti possono, ricorrendo determinate condizioni, inoltrare le Segnalazioni attraverso tre modalità differenti:

• utilizzando il canale di segnalazione interna attivato dalla Cooperativa;
• utilizzando il canale di segnalazione esterna istituito e gestito dall’ANAC – Autorità Nazionale Anti Corruzione;
• mediante divulgazione pubblica.

Le segnalazioni riguardanti la commissione di reati rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 oppure la violazione del Modello Organizzativo della Cooperativa potranno essere inoltrate per il solo tramite del canale di segnalazione interno.

5.1. Il canale di segnalazione interna

Il canale di segnalazione interna è disponibile sul sito https://csgialla.secure-blowing.com/it/#/landing-page e assicura, anche mediante il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del Segnalante, oltre che dei soggetti coinvolti e/o menzionati nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della eventuale relativa documentazione.

Le segnalazioni possono essere inviate:

• per iscritto, compilando i campi e fornendo le informazioni richieste;
• in via orale, mediante apposita linea di messaggistica vocale oppure richiesta di incontro diretto con il Gestore.

Il trattamento dei dati personali del Segnalante, del segnalato e delle altre persone fisiche coinvolte o menzionate nella segnalazione e nel processo di gestione della stessa, sarà effettuato in conformità al D.Lgs. n. 196/2003, al Regolamento UE n. 679/2016, al D.lgs. 24/2023 ed in base all’informative privacy, disponibile sul sito web aziendale ed all’interno della piattaforma informatica messa a disposizione dalla Cooperativa per l’invio delle segnalazioni. In caso di segnalazione presentata nel corso di incontro con il Gestore, l’informativa al segnalante sarà fornita durante tale incontro.

5.2 Il canale di segnalazione esterna

I Segnalanti possono avvalersi del canale istituito dall’ANAC qualora ricorra una o più delle seguenti condizioni:

• la segnalazione è stata già trasmessa attraverso il canale interno ma alla stessa non è stato dato seguito oppure vi sono state ritorsioni;
• vi sia fondato motivo di ritenere sussistente il rischio che, laddove sia utilizzato il canale interno, non sarebbe dato efficace seguito oppure vi sarebbero delle ritorsioni;
• vi sia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le informazioni riguardanti le modalità di trasmissione – e successiva gestione da parte dell’ANAC – delle segnalazioni e, in generale, sull’utilizzo del canale esterno sono pubblicate sul sito www.anticorruzione.it e consultabili nell’apposita sezione “Quicklinks – Whistleblowing”.

5.3 Le divulgazioni pubbliche

E’ possibile effettuare una divulgazione pubblica, ossia rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, qualora ricorra una o più delle seguenti condizioni:

• siano state effettuate una segnalazione interna e una esterna – o direttamente una segnalazione esterna nei casi previsti – senza ricevere tempestivo riscontro nei termini previsti;
• vi sia fondato motivo di ritenere che la violazione costituisca un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• vi sia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, ad esempio perché vi sia il fondato timore che il Gestore della segnalazione sia colluso con l’autore della violazione oppure sia coinvolto nella violazione stessa.

6. Chi riceve le Segnalazioni tramite il canale interno?

Le segnalazioni sono ricevute dall’Organismo di Vigilanza della Cooperativa, nella sua qualità di Gestore del canale interno.

Nel corso delle successive verifiche, il Gestore potrebbe chiedere il supporto delle dei referenti interni e/o organi di controllo della Cooperativa, di volta in volta competenti e, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati ed il cui coinvolgimento sia funzionale all’accertamento della segnalazione. In tal caso, sarà comunque assicurata la riservatezza e l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione, eliminando i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del Segnalante e degli altri soggetti la cui identità va tutelata.

Qualora la segnalazione sia trasmessa a, o comunque ricevuta da, un soggetto diverso dal Gestore incaricato (ad esempio il superiore gerarchico del Segnalante) ed il Segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia di whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla segnalazione o da comportamenti concludenti (per esempio dall’utilizzo di una modulistica apposita per le segnalazioni di whistleblowing o dal richiamo alla normativa in materia), lo stesso ha l’obbligo di trasmettere la segnalazione medesima, con immediatezza (e comunque non oltre 7 giorni dalla ricezione) ed in via esclusiva al Gestore interessato, previa informativa al segnalante.

7. Come sono gestite le segnalazioni trasmesse tramite il canale interno?

Ricevuta la segnalazione tramite il canale interno, il Gestore interessato:

• entro 7 (sette) giorni invia al Segnalante un avviso di avvenuta ricezione della segnalazione;
• valuta preliminarmente l’ammissibilità della segnalazione e, in caso di prognosi positiva, avvia gli approfondimenti e le verifiche opportune;
• mantiene le interlocuzioni con il Segnalante;
• entro 3 (tre) mesi dall’inoltro dell’avviso di ricevimento, fornisce un riscontro al Segnalante circa le iniziative adottate e/o quelle che si intende adottare.

La segnalazione è considerata inammissibile in caso di:

1. manifesta insussistenza dei presupposti di legge previsti dal Decreto Whistleblowing;
2. manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare l’avvio di accertamenti;
3. accertato contenuto generico della segnalazione di illecito, tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente.

Quando non vi siano profili di inammissibilità della segnalazione, nel qual caso ne è disposta l’archiviazione con adeguata motivazione accessibile al Segnalante, il Gestore potrà coinvolgere, nelle successive attività di analisi, approfondimento e verifica, le funzioni o risorse interne e/o esterne (ad es., consulenti, tecnici, ecc.) ritenute competenti nel caso concreto.

8. Quali tutele sono previste in favore del Segnalante?

Le segnalazioni trasmesse attraverso il canale di segnalazione interna saranno trattate nel rispetto delle previsioni e delle prescrizioni legislative in materia di riservatezza dell’identità del Segnalante, del segnalato e del contenuto della segnalazione.

In ogni caso, è assicurata la protezione rispetto a qualsiasi atto di ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, per ragioni connesse, direttamente o indirettamente, alla segnalazione. Tale protezione è riservata non soltanto al Segnalante ma anche a coloro che abbiano un legame qualificato con il segnalante, ossia:

• i cd. “facilitatori”, ossia coloro che abbiano assistito il segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• le persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante e che sono legate allo stesso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo dello stesso e che intrattengono con il Segnalante un rapporto abituale e corrente;
• gli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso lavora, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante.

Sempre a tutela del Segnalante, è previsto che i documenti e le informazioni siano elaborate e conservate per il tempo strettamente necessario in conformità alla normativa.

Le tutele sopra indicate operano solo laddove il Segnalante abbia agito in buona fede, senza alcun intento di diffamare o calunniare altre persone o ledere ingiustificatamente la reputazione della Cooperativa. Di conseguenza, le misure a tutela del Segnalante sono escluse in caso di accertato dolo o colpa grave. In particolare, si considera in buona fede il Segnalante che effettua una segnalazione avendo fondato motivo di ritenere che le informazioni sulla violazione segnalata siano vere e rientrino nell’ambito previsto dalla normativa.

La violazione delle disposizioni aziendali in materia di gestione delle segnalazioni e del D. Lgs. 24/2023 è sanzionata secondo quanto previsto dal sistema disciplinare adottato dalla Cooperativa e/o da eventuali clausole contrattuali. In particolare sono sanzionate: (i) l’accertata effettuazione con dolo o colpa grave di segnalazioni infondate; (ii) le condotte volte ad ostacolare o a tentare di ostacolare la segnalazione; (iii) le condotte o gli atti ritorsivi ai sensi dell’art. 17 d.lgs. 24/2023; (iv) la violazione della riservatezza del segnalante e degli altri soggetti previsti dal d.lgs. 24/2023; (v) il mancato svolgimento delle attività di verifica ed analisi delle segnalazioni ricevute; (vi) ogni altra violazione della citata normativa nonché delle indicazioni e delle direttive aziendali in materia.